Licenze software, come evitare sprechi e rischi legali

Si pagano licenze che nessuno usa più, abbonamenti attivi per dipendenti che hanno lasciato l’azienda mesi fa, piani sovradimensionati rispetto all’utilizzo reale, software acquistato e mai installato, servizi che si rinnovano automaticamente senza che nessuno se ne accorga.

Oppure, si usano software senza la licenza corretta. Un’applicazione installata su più postazioni di quante la licenza prevede, una versione non aggiornata di un prodotto il cui supporto è scaduto, un tool gratuito usato in contesti che richiederebbero una licenza commerciale.

Entrambi i problemi costano denaro.

Novembre, potrebbe essere il momento ideale per fare un inventario delle licenze software e mettere ordine su entrambi i fronti.

Lo spreco nelle licenze software è uno dei costi nascosti più comuni nelle aziende. Si accumula gradualmente e silenziosamente.

Offboarding non gestito
Quando un dipendente lascia l’azienda, l’attenzione va alla restituzione del dispositivo, alla revoca degli accessi ai sistemi critici, alle pratiche amministrative. Le licenze software molto spesso restano attive (Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, strumenti SaaS) perché nessuno ha una lista aggiornata di chi usa cosa.

Moltiplicate questo per ogni dipendente che è uscito nell’ultimo anno, e il costo diventa rilevante.

Piani sovradimensionati
Quando si sottoscrive un abbonamento, spesso si sceglie il piano superiore per avere “tutte le funzionalità”. Poi nella pratica si usano il 20% delle funzioni, e il resto non viene mai toccato. Avviene con Microsoft 365, con le suite di sicurezza, con i piani di storage cloud.

Una revisione periodica dei piani attivi rispetto all’utilizzo reale permette spesso di passare a piani inferiori o di consolidare più abbonamenti in uno solo più vantaggioso.

Rinnovi automatici dimenticati
I servizi SaaS si rinnovano automaticamente, spesso con un addebito annuale che passa inosservato tra le altre spese aziendali. Strumenti acquistati per un progetto specifico, servizi provati durante un trial e mai disattivati, abbonamenti di cui nessuno ricorda più l’esistenza. Ogni azienda potrebbe averne.

La non conformità nelle licenze software e cioè usare software senza la licenza corretta, molto spesso non è intenzionale. Può avvenire per ignoranza delle condizioni di licenza, per una crescita aziendale più rapida del tracciamento delle licenze, o semplicemente perché nessuno ha mai verificato la situazione.

Ma le conseguenze sono reali indipendentemente dall’intenzione.

1- Audit da parte dei produttori
Microsoft, Adobe, Autodesk e altri grandi produttori software hanno il diritto contrattuale di richiedere audit delle licenze alle aziende clienti. Durante un audit, l’azienda deve dimostrare di avere licenze valide per ogni installazione e ogni utente. Se emergono discrepanze, si paga la differenza, spesso con penali e retroattivamente.

Gli audit non sono rari, i produttori li usano sistematicamente come fonte di revenue aggiuntiva. Le aziende che non hanno mai fatto un inventario delle proprie licenze sono le più esposte.

2- Sanzioni e responsabilità legale
L’uso di un software non licenziato è una violazione del diritto d’autore. In Italia, le sanzioni possono essere sia civili con risarcimento del danno al produttore, che penali, in caso di violazioni di una certa entità. Anche se raramente si arriva al penale per i casi aziendali più comuni, ma il rischio civile è concreto e i costi di una causa possono superare di gran lunga il costo delle licenze mancanti.

3- Sicurezza e supporto
Software non licenziato o con licenza scaduta spesso non riceve aggiornamenti di sicurezza. Un’applicazione che gira su una versione non supportata è una vulnerabilità aperta e un rischio che va oltre la conformità legale.

1. Censire i software installati
2. Confrontare con le licenze disponibili
3. Ottimizzare e mettere in regola
4. Definire un processo continuativo

In Easy Pc affianchiamo le aziende nell’inventario e nella gestione delle licenze software: dal censimento iniziale alla definizione di un processo continuativo, dalla revisione dei piani Microsoft 365 all’identificazione degli sprechi e delle non conformità.

Per i clienti con contratto di assistenza IT gestita, la gestione delle licenze è parte del servizio perchè ogni modifica al personale viene riflessa tempestivamente sulle licenze attive, e i rinnovi vengono monitorati e segnalati in anticipo.

Vuoi fare un audit delle licenze software della tua azienda?