Una “macchina intelligente”
Uno dei nostri principali obiettivi è quello di fornire sempre servizi innovativi. Per questo motivo, è nato Easystaff: un software di cui i nostri maggiori clienti sono considerevolmente soddisfatti, poiché si pone all’avanguardia rispetto allo sviluppo tecnologico attuale, che vede le “macchine intelligenti” rappresentare il futuro nella maggior parte degli scenari impreditoriali (ma anche personali) di ogni individuo.
EasyStaff rientra nella categoria delle “macchine intelligenti” in quanto, attraverso l’uso di apparecchiature elettroniche, informatiche e di telecomunicazioni, rappresenta un aiuto concreto nella gestione del personale e dei beni aziendali. Si tratta, dunque, di uno strumento in grado di migliorare significativamente l’amministrazione quotidiana delle attività di un’impresa.
Un software per ottimizzare l’organizzazione aziendale
EasyStaff è un’innovazione di processo che nasce dalla necessità di gestire in maniera semplice ed immediata le risorse aziendali, sia umane che strumentali (veicoli, hardware, beni vari).
Si tratta di uno prodotto pensato per facilitare in modo significativo il controllo delle presenze e delle attività lavorative dei dipendenti, la pianificazione degli interventi presso i clienti, la schedulazione della manutenzione programmata, la tracciabilità delle attrezzature aziendali (quindi anche il loro ciclo di vita) e, in generale, la dislocazione dell’hardware all’interno dell’azienda.
Controllo delle presenze, pianificazione degli interventi e gestione dei rimborsi spese
EasyStaff è un’applicativo Web ed una web APP, con cui ogni singolo dipendente, all’inizio dell’attività lavorativa, ha la possibilità di segnalare e certificare la propria presenza – all’interno dell’azienda o in sedi secondarie – attraverso la funzione “badge”, sfruttando anche la geocalizzazione.
Lo strumento che rende materialmente possibile tutte queste funionalità è un tablet che, posizionato al posto del classico timbratore, permette la convalidazione della presenza: in questo modo, è possibile schedulare ogni singola attività lavorativa, ma anche gestire la pianificazione degli interventi. Un tablet è notevolmente più pratico ed è utilizzabile anche in eventuali sedi remote, escludendo la necessità di acquistare un hardware specifico.
L’applicazione, inoltre, consente a ciascun dipendente di caricare i propri rimborsi spese – allegandone una foto come giustificativo – riducendo così l’utilizzo di carta e velocizzando i tempi di lavoro.
Alfresco ECM come garanzia di conservazione del dato
Il gestore documentale Alfresco ECM rende possibile tutto questo: si tratta di una soluzione software customizzabile – dotata di un considerevole spazio di archiviazione – che garantisce non solo la persistenza dei dati, ma anche l’adempimento alla normativa GDPR per tutti gli utenti della piattaforma.
Il portale web, inoltre, permette ad ogni dipendete di inserire rapportini di intervento e di lavorazione riferiti alla giornata, e consente anche la generazione del file da inviare al consulente del lavoro (contenente l’esportazione delle ore di lavoro di ciascun dipendente, e comprensivo dei rimborsi spese necessari per l’elaborazione del cedolino paga).
EasyStaff, dunque, può essere considerato non solo un software per la corretta amministrazione delle risorse, ma anche un gestionale operativo e contabile (fatturazione attiva, passiva e scadenziario), basato su un “contenitore documentale” collegato e integrato.
Di conseguenza, è un prodtto che è in grado non solo di sostituire perfettamente il classico timbratore aziendale, ma anche di ampliarne le capacità, le funzioni e le caratteristiche.
Erogazione al cliente: una soluzione tecnologica innovativa
EasyStaff è un prodotto digitale che viene fornito al cliente come servizio in modalità Saas (Software as a Service) tramite un ambiente Cloud. I dati di ciascun utilizzatore vengono da noi conservati criptati (una funzionalità nativa di Alfresco), adempiendo a quanto previsto da regolamento GDPR.
La modalità che abbiamo prediletto per l’erogazione, ovvero con canone d’uso, è a nostro avviso ottimale, in quanto la continua attività di R&S ci permette di fornire implementazioni e migliorie anche sul lungo periodo.
Il tablet adottato per il controllo accessi e i dispositivi mobile fungeranno da raccolta dati, i quali verranno conservati nello spazio Cloud. Lo smartphone dialoga con il gps, rilevando la posizione del dipendente/collaboratore – calcolando così eventuali rimborsi chilometrici nel caso di trasferte – o la presenza o meno in cantiere, suggerendo tragitti ottimizzati per gli spostamenti.
Il cliente, inoltre, ha la possibilità di richiedere una personalizzazione del prodotto, in quanto esso è composto da moduli integrabili tra di loro con diverse funzioni: l’elevata customizzazione di queste soluzioni ci permette di renderle consone a ogni tipo di richiesta e adattarle a differenti realtà aziendali.
Un valore aggiunto da non sottovalutare è che il nostro software è pensato per integrarsi con tutti i dispositivi mobili e qualsiasi altro hardware (iot).
Prospettive future più che positive
EasyStaff è un prodotto digitale usufruibile tramite Cloud e acquistabile attraverso e-commerce, di conseguenza il suo bacino di utenza potenziale è a livello nazionale.
Abbiamo già avviato trattative con alcuni nostri clienti, mentre insieme ad altri il progetto è già stato efficacemente implementato: i feedback sono più che positivi, una risposta che ci porta a nutrire speranze sempre migliori per il futuro.
Siamo convinti delle potenzialità del nostro prodotto, in quanto avere una base di lavoro chiara e ben strutturata è il punto di partenza fondamentale su cui costrutire – e mantenere – l’efficienza e la solidità di una realtà aziendale.